โดย Kevin Taylor, PMP

โครงการที่มีการดำเนินกิจกรรมแบบ virtual นั้นอาจมีความซับซ้อน โดยเฉพาะอย่างยิ่งการประชุมทางไกลที่มากกว่าหนึ่งประเทศ   สองสิ่งที่ควรคำนึงเมื่อทำงานกับโครงการแบบ virtual คือ เทคโนโลยี และ บุคคลากร

เทคโนโลยี

สำหรับเทคโนโลยี ข้อจำกัดทางโทรศัพท์และอินเทอร์เนตแบนด์วิดท์มีผลให้การประชุมหารือแบบ virtural เป็นไปได้อย่างไม่ค่อยจะราบรื่นนัก ดังนั้นการเลือกเทคโนโลยีที่ใช่สำหรับคุณต้องการผ่านการคัดสรรอย่างละเอียด อย่างน้อยสิ่งที่ต้องคิดคือเรื่องของอินเตอร์เนตแบนด์วิดท์

ถึงแม้ว่าด้วยระบบสื่อสารใช้งานได้ดีในประเทศที่คุณกำลังทำงานด้วย สิ่งหนึ่งที่คุณยังคงต้องมองไปถึงคือเรื่องซอฟท์แวร์ที่ผู้เข้าร่วมประชุมจะใช้ อย่างน้อยๆ ตอนนี้มีบริการประชุมทางไกลแบบ web conferencing 14 ประเภท และอีก 13 สำหรับบริการประเภท webinar

ชื่อที่คุ้นกันดีเช่น GoToMeeting, WebEx และ Office 365 ถูกจัดลำดับอยู่ในลำดับไม่ค่อยสูงนักในบางรีวิวเนื่องจากฟังก์ชั่นการทำงานและคุณสมบัติที่แตกต่างกัน บาง webinar เช่น MegaMeeting ซึ่งทำงานแบบออนไลน์และ ไม่จำเป็นต้องมีการลงโปรแกรมใดๆ บนเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ

โปรแกรม Skype ของไมโครซอฟท์เป็นหนึ่งในโปรแกรม web conference ที่ได้รับความนิยมเนื่องจากการใช้งานที่ง่ายถึงแม้ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มต้นใช้งานโปรแกรมดังกล่าว สมมติว่าเทคโนโลยีที่คุณมีอยู่ทำงานได้เป็นอย่างดี อะไรกันที่เป็นหัวใจในการจัดประชุมแบบ virtual ?

บุคคลากร

จะดีกว่าหากการประชุมครั้งแรกเป็นแบบพบหน้าค่าตากัน – ซึ่งเป็นโอกาสอันดีที่คุณสามารถรู้จัก จับมือทักทาย และทำกิจกรรมร่วมกัน ทั้งนี้เพื่อความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นเมื่อมีการประชุมแบบ virtual ในภายหลัง

 คาดหวังความสับสน – การสื่อสารต่างภาษาต่างวัฒนธรรมเป็นสิ่งที่ยากสำหรับคนที่ไม่ได้ใช้ภาษาอังกฤษเป็นภาษาหลัก ด้วยสาเหตุนี้อาจจะมีการซักถามทันทีหลังประชุมแทนที่จะสอบถามในขณะที่ประชุม ซึ่งถือว่าเป็นการไม่สุภาพ ในความเป็นจริงผู้ร่วมประชุมบางคนอาจต้องอธิบายไอเดียในภาษาของตนเพื่อให้ที่ประชุมมีความเข้าใจที่ตรงกัน ยกตัวอย่างเช่น “on the same page” ในภาษาอังกฤษ แปลออกมาอย่างตรงตัวในภาษาอื่นๆหรือเปล่า?

รู้จักผู้ฟัง – พยายามทำความรู้จักกับทีมของคุณและวัฒนธรรมของพวกเขา ประเทศไทยซึ่งเป็นประเทศที่มีความเป็นเอกลักษณ์หลายๆสิ่ง ความนอบน้อม ความสุภาพ และสิ่งที่อยู่เหนือข้อแนะนำพื้นฐานสำหรับนักท่องเที่ยวมากมาย อ้างอิงถึงทฤษฏีชั้นนำต่างๆ บอกว่า ประเทศไทยเป็นประเทศที่ติดอันดับค่อนข้างสูงในเรื่องของ “การหลีกเลี่ยงความไม่แน่นอน” โดยเฉพาะเมื่อผลลัพธ์ที่จะออกมาคาดประมาณแทบไม่ถูก การหลีกเลี่ยงสถานการณ์จะเกิดขึ้นทันที   ด้วยสาเหตุนี้ให้ลองจินตนาการถึงผู้ประชุมที่มีนิสัยชอบหลีกเลี่ยงความไม่แน่นอนที่เข้ามาประชุมแบบ virtual เป็นครั้งแรก

ใช้บริการจากผู้เชี่ยวชาญ – วิธีหนึ่งที่จะแก้ปัญหาเหล่านี้คือการใช้บริการจากผู้จัดการประชุมมืออาชีพหรือหาใครสักคนหนึ่งในทีมที่สามารถทำหน้าที่นี้ได้ มันอาจจะยากที่จะหาเวลาที่ทุกคนจะว่างตรงกัน คุณอาจจะจัดการประชุมของคุณได้แต่นั่นจะทำให้เวลาในการจัดการประเด็นปัญหาต่างๆน้อยลง หรืออาจเป็นไปได้ว่าความเห็นของคุณอาจมีอิทธิพลเหนือผู้ร่วมประชุมและทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพที่ลดลง ทั้งนี้ผู้เข้าประชุมอาจเข้าร่วมประชุมครั้งต่อๆไปน้อยลงด้วยหากพวกเขาไม่รู้สึกว่าการประชุมนี้น่าสนใจสำหรับพวกเข

References:

 

คุณ Kevin Taylor เป็นผู้จัดการโครงการที่ได้รับประฏาศนียบัตร PMP อีกทั้งปริญญาตรีทางด้าน Behavioral Scienceจาก San Jose State University เขาเคยร่วมงานกับหลายบริษัทในกลุ่ม Silicon Valley’s tech มากว่า 17 ปี และในช่วง 10 ปีหลัง เขาดำรงคตำแหน่งในด้านการสนับสนุนกฎหมายและการสนับสนุนลูกค้าที่เกี่ยวข้องกับโครงการของหลายบริษัทอาทิเช่น Yahoo!และ Google เป็นเวลากว่า 4 ปีแล้วที่เขาได้พำนักและปฏิบัติงานในประเทศสิงคโปรและเริ่มมีความสนใจเกี่ยวกับประเทศไทย

คุณ Kevin สำเร็จการศึกษาระดับปริญญาโทด้านการจัดการโครงการจาก University of Adelaide เขายังได้รับประกาศนียบัตร Scrum Master (CSM) และประกาศนียบัตร a Project and Program Management จาก UC Santa Cruz รัฐแคลิเฟอร์เนีย เขายังมีอีกเรื่องอย่างที่ต้องการเรียนรู้ และยินดีที่จะรับฟังความคิดเห็นเกี่ยวกับบทความนี้, ข้อเสนอจากที่ปรึกษาที่มีศักยภาพและคำแนะนำเพื่อโอกาสในเรื่องโครงการต่างๆ